Номенклатура справ. Формування справ, зберігання документів

1.Номенклатура справ – систематизований перелік найменувань справ, які утворюються у діловодстві установи  і є основою для складання описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання і основним обліковим документом у діловодстві.

2.Номенклатура справ необхідна для:

• швидкого пошуку документів за їх видами  та змістом;
• розподілу виконаних документів по справах;
• встановлення термінів зберігання справ  і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років зберігання), а також для обліку справ тимчасового зберігання (до 10 років включно);
• створення довідкової картотеки виконаних документів.

Існує три види номенклатури справ:

1. типова – обов’язкова;
2. зразкова – рекомендаційна;
3. індивідуальна.
4. Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5  та наказом  Міністерства юстиції України від 04.07.2018 року за № 2277/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»

Типова та приблизна номенклатура справ розробляються і розсилаються вищестоящими організаціями – міністерствами, відомствами, головними управліннями, департаментами тощо і узгоджуються з архівними установами.

4.На основі типової та примірної номенклатури справ організації розробляють індивідуальну номенклатуру справ.

Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою (відповідальними особами) за організацію діловодства в закладі із залученням фахівців структурних підрозділів (якщо вони є).

5.Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією  (ЕК)закладу, яка створюється відповідно до законодавства (наказ  Міністерства юстиції України від 19.06.2013 № 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» {Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції  № 692/5 від 25.04.2014;  № 2163/5 від 02.11.2015;  № 2057/5 від 27.06.2018}

6.Керівник новоствореного закладу зобов’язаний не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК закладу номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідного державного архіву, ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ)

7.Заклад, що належить до джерел формування НАФ, у подальшому погоджує свою номенклатуру справ з ЕПК відповідного державного архіву.

8.Заклад, у діяльності якого не утворюються документи НАФ, погоджує номенклатуру справ з ЕК органу управління освітою.

9.Номеклатуру справ погоджують  з відповідним державним архівом або органом управління освітою один раз на 5 років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи.

10.Погоджену експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву або експертною комісією органу управління освітою номенклатуру справ затверджує керівник закладу.

(детальніше)

Складання номенклатури справ. Формування справ, зберігання документів. (детальніше)