Дана номенклатура справ опрацьована директорами ЗЗСО І-ІІ ступенів на семінарі
*НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
на 2019 рік
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання
справи (тому, частини і номери статей за переліком |
Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
01 – Організація системи управління закладом загальної середньої освіти | ||||
01-01 | Установчі документи закладу освіти та зміни до них. Статут; свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи; довідка з Єдиного державного реєстру підприємств та організації України
(ЄДРПОУ) тощо. |
Пост.
ст. 30 |
1Надіслані
до відома – 1 р. після заміни новими |
|
01-02 | Приймально-здавальні акти при зміні
керівництва закладу загальної середньої освіти (з усіма додатками) |
До ліквідації організації, ст. 45-а | ||
01-03 | Накази з основної діяльності закладу
загальної середньої освіти |
До ліквідації організації, ст. 16-а | ||
01-04 | Накази керівника з кадрових питань тривалого зберігання(про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок. Доплат, матеріальної допомоги; всі види відпусток працівників | 75 р.
ст.16-б |
||
01-05 | Накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням) | |||
01-06 | Накази керівника з руху учнів/вихованців | |||
01-07 | Накази з адміністративно-господарських питань | 5 р.,
ст. 16-в |
||
01-08 | Правила внутрішнього трудового розпорядку закладу загальної середньої
освіти |
1 р.1
ст. 397 |
1 Після заміни
новими |
|
01-09 | Колективний договір між адміністрацією та трудовим колективом | До ліквідації
організації, ст. 395-а |
||
01-10 | План роботи закладу загальної середньої
освіти на навчальний рік |
5 р.,
ст. 157-а |
||
01-11 | Документи (акти, довідки, приписи, пропозиції, протоколи експертизи тощо) перевірок та інспектування закладу загальної середньої освіти вищими організаціями, установами та службами.
Заходи щодо виконання рекомендацій |
10 р.,
ст. 76-а |
||
01-12 | Документи та матеріали щодо виконання
Закону України «Про доступ до публічної інформації» |
5 р.,
ст. 83-а |
||
01-13 | Документи та матеріали щодо виконання Закону України «Про захист
персональних даних» |
5 р.,
ст. 83-а |
||
01-14 | Протоколи засідання педагогічної ради
закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 13 |
||
01-15 | Протоколи загальних зборів трудового
колективу |
5 р.,
ст. 13 |
||
01-16 | Протоколи засідань експертної комісії
закладу загальної середньої освіти |
10 р.,
ст. 14-а |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||
01-17 | Вихідне листування | Доки не мине
потреба |
||||||||||||||
01-18 | Контрольно-візитаційна книга | 5 р. 1 | 1 Після закінчення книги
Срок зберігання встановлено на засіданні ЕК Держархіву Харківської області (протокол від 23.02.2012 №2) |
|||||||||||||
01-19 | Книга реєстрації наказів з основної діяльності закладу загальної середньої
освіти |
До ліквідації
організації, ст. 121-а |
||||||||||||||
01-20 | Книга реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань
закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 121-в |
||||||||||||||
01-21 | Книга реєстрації протоколів засідання
педагогічної ради закладу загальної середньої освіти |
10 р.,
ст. 14-а |
||||||||||||||
01-22 | Книга реєстрації протоколів загальних зборів колективу закладу загальної
середньої освіти |
До ліквідації організації, ст.121-а | ||||||||||||||
01-23 | Книга реєстрації протоколів загальних
зборів трудового колективу закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації
організації, ст.121-а |
||||||||||||||
01-24 | Книга реєстрації протоколів засідань експертної комісії закладу загальної
середньої освіти |
10 р.,
ст. 14-а |
||||||||||||||
01-25
|
Журнал реєстрації ознайомлення працівників з Інструкцією з ведення діловоїдокументації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів | До ліквідації
організації, ст.121-а |
||||||||||||||
01-26 | Журнал обліку вхідного листування | 3 р.,
ст. 122 |
||||||||||||||
01-27 | Журнал обліку вихідного листування | 3 р.,
ст. 122 |
||||||||||||||
01-28
|
Зведена номенклатура справ закладу
загальної середньої освіти
|
5 р.1, ст.112-а
|
1 Після заміни
новими та за умови складання зведених описів |
|||||||||||||
01-29 | Номенклатура справ з організації
системи управління закладом загальної |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови |
|||||||||||||
середньої освіти (витяг) | передавання
справ до |
|||||||||||||||
архівного | ||||||||||||||||
підрозділу | ||||||||||||||||
організації | ||||||||||||||||
02 – Організація системи шкільної освіти
02.1 – Документи щодо забезпечення гарантованого права на освіту |
||||||||||||||||
02.1-01 | Книга обліку руху учнів | 75 р.,
ст. 16-б |
||||||||||||||
02.1-02 | Робочий навчальний план закладу загальної середньої освіти | До заміни
новими, ст.. 552-б |
1За місцем
складання, в інших організаціях – доки не мине потреба |
|||||||||||||
02.1-03 | Статистична звітність та аналітичні матеріали за формою №ЗНЗ-1 (річний звіт) | До ліквідації
організації ст. 302-б |
||||||||||||||
02.1-04 | Особові справи учнів | 5 р.1 | 1 Після закінчення
або вибуття наказ МОНМСУ від 10.05.2011 №423
|
|||||||||||||
02.1-05 | Документи та матеріали (плани, графіки, звіти, довідки, інформації тощо) щодо організації роботи з питань закінчення навчального року, проведення державної підсумкової атестації, переведення,
випуску учнів |
5 р.,
ст. 298, ст. 575 |
||||||||||||||
02.1-06 | Протоколи та матеріали державної
підсумкової атестації учнів випускних класів закладу загальної середньої освіти |
5 р. | Наказ МОНУ
від 30.12.2014 №1547 |
|||||||||||||
02.1-07 | Алфавітна книга запису учнів | 50 р. | Наказ МОНМСУ
від 10.08.2011 №423 |
|||||||||||||
02.1-08 | Книга обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню
освіту |
75 р.,
ст. 531-а |
||||||||||||||
02.1-09 | Книга обліку і видачі атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню
освіту, срібних та золотих медалей |
75 р.,
ст. 531-а |
||||||||||||||
02.1-10 | Книга обліку і видачі Похвальних листів і Похвальних грамот | 10 р. 1 | 1 Після закінчення
книги. Скрок зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської області (протокол від 23.02.2012 №2) |
|||||||||||||
02.1-11 | Книга реєстрації обліку руху учнів | 75 р.,
ст. 121-б |
||||||||||||||
02.1-12 | Класні журнали 1-4-х, 5-8-х, 10-х класів | 5 р.,
ст. 590 |
||||||||||||||
02.1-13 | Класні журнали 9-х, 11-х класів | 10 р. | Наказ МОНМСУ
від 10.05.2011 № 423 |
|||||||||||||
02.1-14 | Журнал обліку занять з учнями, які
навчаються за індивідуальною формою |
5 р.,
ст. 590 |
||||||||||||||
02.1-15 | Журнал обліку занять з учнями, які
навчаються за екстернатною формою |
10 р. | Наказ МОНМСУ
від 10.05.2011 № 423 |
|||||||||||||
02.1-16 | Журнал групи продовженого дня | 5 р.,
ст. 590 |
||||||||||||||
02.1-17 | Журнал обліку пропущених і заміщених уроків | 5 р.,
ст. 630 |
||||||||||||||
02.1-18 | Журнал факультативних занять,
індивідуальних та групових занять з учнями |
5 р.,
ст. 630 |
||||||||||||||
02.1-19 | Журнал обліку роботи гуртків, спортивних секцій | 5 р.,
ст. 630 |
||||||||||||||
02.1-20 | Журнал реєстрації видачі довідок на учнів | 3 р.,
ст. 122 |
||||||||||||||
02.1-21 | Розклад уроків для учнів 5-11-х класів | 1 р.,
ст. 586 |
||||||||||||||
02.1-22 | Розклад факультативних занять, індивідуальних та групових занять з учнями | 1 р.,
ст. 586 |
||||||||||||||
02.1-23 | Графіки роботи гуртків, спортивних секцій | 1 р.,
ст. 586 |
||||||||||||||
02.1-24 | Свідоцтва учнів 9 класу про базову загальну середню освіту | До закінчення учнямизакладу загальної
середньої освіти |
||||||||||||||
02.2 – Освітній процес | ||||||||||||||||
02.2-01 | Документи та матеріали з питань організації освітнього процесу в закладі
загальної середньої освіти |
До заміни новими, ст. 20-б | ||||||||||||||
02.2-02 | Документи та матеріали щодо організації
навчання учнів за індивідуальною формою |
5 р.,
ст. 544 |
||||||||||||||
02.2-03 | Документи та матеріали щодо організації
екстернатної форми здобуття освіти |
5 р.,
ст. 544
|
||||||||||||||
02.2-04 | Документи та матеріали щодо підготовки випускників до участі в зовнішньому
незалежному оцінюванні |
До заміни новими, ст. 579-б | ||||||||||||||
02.2-05 | Документи та матеріали щодо виконання
мовного законодавства України |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.2-06 | Документи та матеріали щодо організації співпраці з закладами вищої освіти | 5 р. 1,
ст. 543 |
1 Після
закінчення строку дії договору |
|||||||||||||
02.2-07 | Документи та матеріали щодо
проведення навчальних екскурсій та навчальної практики |
1 р.,
ст. 587 |
||||||||||||||
02.2-08 | Документи та матеріали щодо організації
оздоровлення та відпочинку дітей та підлітків |
3 р.,
ст. 794 |
||||||||||||||
02.2-09 | Документація дитячого табору
відпочинку з денним перебуванням на базі закладу освіти |
До заміни новими, ст. 20-б | ||||||||||||||
02.2-10 | Документи та матеріали різних видів внутрішкільного контролю (стану навчання, виконання навчальних планів та програм з навчальних предметів робочого навчального плану тощо) | 5 р. | Строк зберігання встановлено на засіданні ЕПК Державного архіву Харківської
області (протокол від 16.03.2011 №2) |
|||||||||||||
02.2-11 | Документи та матеріали щодо проведення моніторингових досліджень якості освіти та результатів навчальних
досягнень учнів |
5 р.,
ст. 577-б |
||||||||||||||
02.2-12 | Документи та матеріали щодо організації освтінього процесу в початковій школі | До заміни
новими, ст. 20-б |
||||||||||||||
02.2-13 | Документи та матеріали щодо організації
роботи групи продовженого дня |
1 р.,
ст. 586 |
||||||||||||||
02.2-14 | Навчальні програми з навчальних
предметів |
1 р. 1,
ст. 553-б |
1 Після заміни
новими |
|||||||||||||
02.2-15 | Календарні плани вчителів закладу
загальної середньої освіти |
3 р.,
ст. 557 |
||||||||||||||
02.2-16 | Графіки проведення контрольних,
тематичних робіт, лабораторних робіт, практичних робіт тощо |
1 р.,
ст. 586 |
||||||||||||||
02.2-17 | Документи та матеріали щодо
проведення конкурсного відбору проектів підручників |
3 р.,
ст. 794 |
||||||||||||||
02.2-18 | Документи та матеріали з організації навчання дітей із особливими освітніми
потребами |
3 р.,
ст. 794 |
||||||||||||||
02.2-19 | Номенклатура справ з освітнього процесу (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
02.3 – Виховна діяльність | ||||||||||||||||
02.3-01 | Документи та матеріали щодо забезпечення виховної роботи у закладі
освіти (копії) |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.3-02 | Спільні заходи (плани) закладу загальної
середньої освіти з районними службами |
5 р.,
ст. 157-б |
||||||||||||||
02.3-03 | Плани виховної роботи класних
керівників |
1 р.,
ст. 161 |
||||||||||||||
02.3-04 | Документи та матеріали (плани, заходи,
довідки, акти, інформації тощо) з правової освіти та виховання учнів |
5 р.,
ст. 298 |
||||||||||||||
02.3-05 | Документи та матеріали (списки, плани, заходи, довідки, акти, рішення, інформації тощо) щодо профілактики
злочинності та правопорушень серед учнів |
5 р.,
ст. 298 |
||||||||||||||
02.3-06 | Матеріали щодо роботи з учнями, які проживають у сім’ях, що опинилися у
складних життєвих умовах |
5 р.,
ст. 538-б |
||||||||||||||
02.3-07 | Документи та матеріали щодо координації діяльності Школи сприяння
здоров’ю |
5 р.,
ст. 542-б |
||||||||||||||
02.3-08 | Матеріали щодо охоплення гуртковою
роботою учнів |
3 р.,
ст. 305 |
||||||||||||||
02.3-09 | Матеріали щодо організації роботи
дитячої юнацької громадської організації |
3 р.,
ст. 604 |
||||||||||||||
02.3-10 | Матеріали (плани, протоколи, звіти тощо) щодо організації роботи
методичного об’єднання класних керівників |
5 р.,
ст. 555-а, ст. 561, ст. 562 |
||||||||||||||
02.3-11 | Протоколи батьківських зборів учнів 1-11-х класів | Доки не мине потреба,
ст. 15 |
||||||||||||||
02.3-12 | Журнал реєстрації учнів закладу освіти,
поставлених на облік у секторі ювенальної превенції |
3 р.,
ст. 122 |
||||||||||||||
02.3-13 | Документи та матеріали щодо роботи з
національно-патріотичного виховання учнів |
3 р.,
ст. 604 |
||||||||||||||
02.3-14 | Номенклатура справ з виховної діяльності (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
02.4 – Охорона та соціальний захист дитинства | ||||||||||||||||
02.4-01 | Нормативно-правові документи з питань охорони та соціального захисту
дитинства (копії) |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.4-02 | Статистичні звіти, інформації з питань
соціального захисту дітей пільгових категорій |
5 р.,
ст. 303 |
||||||||||||||
02.4-03 | Документи учнів пільгових категорій (соціальні паспорти, банк даних, акти обстеження житлово-побутових умов
проживання дітей пільгового контингенту, облікові картки тощо) |
До заміни новими | Строк зберігання встановлено на засіданні
ЕПК Держархіву Харківської області протокол від 23.02.2012 №2) |
|||||||||||||
02.4-04 | Документи та матеріали (довідки, звіти, інформації, акти соціальних інспектувань
тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту |
5 р.,
ст. 44-б, ст. 303 |
||||||||||||||
02.4-05 | Документи та матеріали (заяви, акти, довідки, виплатні відомості) щодо надання матеріальної допомоги дітям
пільгового контингенту із фонду загального обов’язкового навчання |
5 р.1,
ст. 676, ст. 677 |
1 Після зняття одержувача
з обліку |
|||||||||||||
02.4-06 | Документи та матеріали (звіти, довідки, інформації тощо) щодо організації харчування учнів у закладі загальної
середньої освіти |
5 р.,
ст. 44б, ст. 303 |
||||||||||||||
02.4-07 | Документи (копії наказів, листи, програми, інформації, звіти тощо) щодо медичного обслуговування та охорони
здоров’я учасників освітнього процесу |
5 років ст. 44б, ст. 303 | ||||||||||||||
02.4-08 | Документація на оформлення пільгового
проїзду учнів у метро, тролейбусі, трамваї |
|||||||||||||||
02.4-09 | Журнал звернень та повідомлень з
приводу жорстокого поводження з дітьми або загрози його вчинення |
5 років ст. 44б, ст. 303 | ||||||||||||||
02.4-10 | Номенклатура справ з охорони та соціального захисту дитинства (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
02.5 – Робота щодо запобігання всім видам дитячого травматизму | ||||||||||||||||
02.5-01 | Нормативно-правові документи з безпеки життєдіяльності та запобігання
всім видам дитячого травматизму (копії) |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.5-02 | Інструкції з безпеки життєдіяльності та охорони праці учнів | До заміни
новими, ст. 20-б |
||||||||||||||
02.5-03 | Документи та матеріали (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики всіх видів дитячого
травматизму |
5 р.,
ст. 44-б, ст. 303 |
||||||||||||||
02.5-04 | Документи та матеріали роботи дружини
юних пожежних-рятівників |
5 р.,
ст. 22 |
||||||||||||||
02.5-05 | Документи та матеріали роботи загону
юних інспекторів руху |
5 р.,
ст. 22 |
||||||||||||||
02.5-06 | Документи та матеріали, акти розслідування нещасних випадків з учнями | 45 р. 2,
ст. 453 |
1Пов’язані
із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|||||||||||||
02.5-07 | Журнали реєстрації первинного, позапланового, цільового інструктажів з безпеки життєдіяльності здобувачів
освіти |
10 р. 1,
ст. 482 |
1 Після закінчення
журналу |
|||||||||||||
02.5-08 | Журнал реєстрації нещасних випадків
невиробничого характеру |
45 р. 1,
ст. 477 |
1 Після закінчення
журналу |
|||||||||||||
02.5-09 | Журнал реєстрації нещасних випадків, що сталися закладі
з учасниками навчально-виховного процесу |
45 р. 1,
ст. 477 |
1 Після закінчення
журналу |
|||||||||||||
02.5-10 | Журнал реєстрації мікротравм, що сталися у закладі з учасниками
навчально-виховного процесу |
До заміни новими | ||||||||||||||
02.5-11 | Номенклатура справ із запобігання всім видам дитячого травматизму (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
02.6 – Фізичне виховання, допризовна підготовка юнаків,
військово-патріотичне виховання |
||||||||||||||||
02.6-01 | Законодавчі та нормативно-правові документи з питань фізичного виховання
та спорту (копії) |
Доки не
мине потреба |
||||||||||||||
02.6-02 | Законодавчі та нормативно-правові документи з питань викладання предмета
«Захисту Вітчизни» та військово- патріотичного виховання (копії) |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.6-03 | Документи та матеріали (довідки, звіти, доповідні записки, інформації, акти) про
стан фізичного виховання та спортивно- масової роботи |
5 р.,
ст. 298 |
||||||||||||||
02.6-04 | Документи та матеріали щодо організації участі та проведення спортивних змагань
різного рівня. |
3 р.,
ст. 797 |
||||||||||||||
02.6-05 | Документи та матеріали (довідки, доповідні записки, інформації) щодо організації освтінього процесу з предмета «Захист Вітчизни» та
військово-патріотичного виховання |
Доки
не мине потреба, ст. 148-б |
||||||||||||||
02.6-06 | Номенклатура справ з фізичного виховання, допризовної підготовки юнаків, військово-патріотичного вихо- вання (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
02.7 – Позакласна та позашкільна робота | ||||||||||||||||
02.7-01 | Документи та матеріали (положення, графіки, заявки, звіти тощо) з організації
позакласних заходів |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
02.7-02 | Матеріали (плани, інформації, заходи, звіти) щодо організації та проведення заходів під час шкільних учнівських
канікул |
5 р.,
ст. 796 |
||||||||||||||
02.7-03 | Номенклатура справ позакласної та позашкільної роботи (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
03 – Організація цивільного захисту | ||||||||||||||||
03-01 | Нормативно-правові документи про організацію та здійснення заходів цивільного захисту в закладі загальної
середньої освіти (копії) |
До заміни новими, ст. 20-б | ||||||||||||||
03-02 | Документи (накази, розпорядження (копії), планидій, схеми, журнали тощо) щодо організації та здійснення заходів цивільного захисту у закладі загальної
середньо освіти |
Доки не мине потреба | ||||||||||||||
03-03 | Номенклатура справ з організації цивільного захисту (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
04 – Методична робота | ||||||||||||||||
04-01 | Документи (заходи, звіти, інформації
тощо) щодо організації методичної роботи у закладі загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 303 |
||||||||||||||
04-02 | Документи та матеріали роботи
методичної ради |
10 р.,
ст. 14-а |
||||||||||||||
04-03 | Матеріали щодо організації та
проведення конкурсу «Учитель року» |
5 р.,
ст. 64-б |
||||||||||||||
04-04 | Документи та матеріали (програми,
звіти, інформації, доповіді, довідки тощо) щодо роботи з обдарованими учнями закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 44-б, ст. 298 |
||||||||||||||
04-05 | Документи та матеріали щодо організації роботи школи професійної адаптації молодих і малодосвідчених учителів
закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 44-б, ст. 298 |
||||||||||||||
04-06 | Номенклатура справ методичної роботи (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими за умови передаванн справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
05 – Психологічна служба | ||||||||||||||||
05-01 | Нормативно-правові документи щодо
діяльності працівників психологічної служби системи освіти (копії) |
Доки
не мине потреба |
||||||||||||||
05-02 | Обліково-статистичні документи
(статистичні звіти, аналітичні звіти) |
5 р.,
ст. 303 |
||||||||||||||
05-03 | Аналітичні матеріали (довідки, доповідні
записки, інформації тощо) |
5 р.,
ст. 303 |
||||||||||||||
05-04 | Матеріали щодо роботи з педагогічними
працівниками закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 489 |
||||||||||||||
05-05 | Номенклатура справ психологічної
служби (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни нови-
ми за умови пере- давання справ до архівного підрозділу організації |
|||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
06 – Комп’ютеризація та інформатизація | ||||||||
06-01 | Документи і матеріали кабінету
інформатики та інформаційно- комунікаційних технологій навчання. Паспорти автоматизованих робочих місць |
До списання
обладнання, ст. 1823 |
||||||
06-02 | Матеріали щодо роботи в програмному
комплексі ІТС «ДІСО» |
5 р.,
ст. 554 |
||||||
06-03 | Номенклатура справ з комп’ютеризації
та інформатизації (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||
07 – Робота з кадрами та громадянами | ||||||||
07-01 | Накази з кадрових питань | 75 р.,
ст. 16-б |
||||||
07-02 | Трудові книжки працівників закладу
загальної середньої освіти |
До запитання,
не затребувані не менше 50 років ст. 508 |
||||||
07-03 | Особові справи (заяви, анкети,
автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників закладу загальної середньої освіти |
75 р.1
ст.493-в |
1 Після звільнення | |||||
07-04 | Посадові та робочі інструкції
працівників закладу загальної середньої освіти |
5 р. 1
ст. 43 |
1 Після заміни новими | |||||
07-05 | Річні статистичні звіти (форма №83-
РВК) з особового складу |
До ліквідації
організації, ст. 302-б |
||||||
07-06 | Атестаційні матеріали педагогічних працівників закладу загальної
середньої освіти |
75 р. 1, 2
ст. 637 |
1 Зберігаються в
особових справах 2Ті, що не увійшли до особових справ, – 5 р. |
|||||
07-07 | Матеріали (плани, графіки, інформації,
протоколи тощо) роботи атестаційної комісії закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 638 |
||||||
07-08 | Документи та матеріали (копії наказів,
плани-графіки, листування тощо) щодо підвищення кваліфікації педагогічних кадрів |
5 р.,
ст. 618 |
||||||
07-09 | Книга реєстрації наказів з кадрових
питань |
75 р.,
ст. 121-б |
||||||
07-10 | Книга реєстрації протоколів засідання
атестаційної комісії І рівня |
5 р.,
ст. 121-в |
||||||
07-11 | Книга обліку трудових книжок і
вкладишів до них працівників закладу освіти |
50 р.,
ст. 530-а |
||||||
07-12 | Книга обліку педагогічних працівників
закладу загальної середньої освіти |
50 р.,
ст. 528 |
||||||
07-13 | Книга обліку особових справ
працівників закладу загальної середньої освіти |
50 р.,
ст. 528 |
||||||
07-14 | Журнал обліку робочого часу вчителів
під час канікул |
5 р.,
ст. 630 |
||||||
07-15 | Накази про короткострокові відряд- ження, стягнення, надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з
навчанням |
5 р. 2
ст.. 16-б |
||||||
07-16 | Книга реєстрації наказів про корот- кострокові відрядження, стягнення,
надання щорічних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням |
5 р. 1
ст..121-б |
||||||
07-17 | Номенклатура справ роботи з кадрами та громадянами (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||
08 – Фінансово-господарська діяльність | ||||||||
08-01 | Штатний розпис закладу загальної
середньої освіти |
3 р.,
ст. 37-б |
||||||
08-02 | Документи (тарифікаційні списки,
склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників закладу загальної середньої освіти |
25 р.,
ст. 415 |
||||||
08-03 | Документи щодо надання платних
послуг (положення, заяви, звіти) |
5 р.,
ст. 421 |
||||||
08-04 | Документи та матеріали (відомості на
видачу витратних матеріалів, відомості оперативного обліку малоцінних матеріалів, дефектні акти тощо) щодо проведення інвентаризації матеріаль- них цінностей |
3 р. 1,
ст. 1011 |
1За умови завершення ревізії | |||||
08-05 | Документи та матеріали (подання, акти,
відомості, інформації тощо) щодо прийому-передачі матеріальних цінностей |
3 р. 1,
ст. 1006 |
1За умови завершення ревізії | |||||
08-06 | Табелі обліку використання робочого
часу |
1 р.,
ст. 408 |
||||||
08-07 | Номенклатура справ фінансово-
господарської діяльності (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||
09 – Охорона праці,пожежна безпека | ||||||||
09-01 | Нормативно-правові документи з питань охорони праці та пожежної безпеки (копії) | Доки не мине
потреба |
||||||
09-02 | Інструкції з охорони праці для праців- ників закладу освіти | До
ліквідації організації, ст. 20-а |
||||||
09-03 | Документи та матеріали (положення, інформації, довідки, звіти, акти тощо) щодо дотримання вимог законодавства з питань охорони праці | 5 р.,
ст. 437 |
||||||
09-04 | Документи та матеріали (положення, інструкції, інформації, довідки, звіти,
приписи) щодо роботи з пожежної безпеки |
5 р.,
ст. 1177 |
||||||
09-05 | Документи та матеріали (акти, довідки,
інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму |
5 р.,
ст. 434 |
||||||
09-06 | Документи та матеріали навчання та перевірки знань з питань охорони праці та безпеки життєдіяльності працівників закладу загальної середньої освіти. Протоколи засідання комісії з превірки знань працівників з питань охорони праці,
безпеки життєдіяльності |
5 р.,
ст. 436 |
||||||
09-07 | Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків на виробництві з працівниками закладу освіти | 45 р.2,
ст. 453 |
2 Пов’язані із значними
матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|||||
09-08 | Документи з питань розслідування та ведення обліку нещасних випадків невиробничого характеру з працівниками закладу загальної середньої освіти | 45 р.2,
ст. 453 |
2 Пов’язані
із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – 75 р. |
|||||
09-09 | Документи та матеріали щодо проходження медичних оглядів
працівниками закладу загальної середньої освіти |
3 р.,
ст. 707 |
||||||
09-10 | Журнал реєстрації вступного інструктажу
з питань охорони праці для працівників |
10 р.1,
ст. 481 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-11 | Журнал реєстрації інструктажів з охорони
праці на робочому місці |
10 р.1,
ст. 482 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-12 | Журнал реєстрації інструкцій з питань охорони праці для працівників закладу
освіти |
10 р.,
ст. 479 |
||||||
09-13 | Журнал обліку видачі інструкцій з питань
охорони праці працівникам закладу освіти |
10 р.,
ст. 480 |
||||||
09-14 | Журнал реєстрації інструктажів з
працівниками закладу освіти з пожежної безпеки |
10 р.1,
ст. 482 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-15 | Журнал реєстрації осіб, що потерпіли від
нещасних випадків на виробництві |
45 р.1,
ст. 477 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-16 | Журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру у закладі
|
45 р.1,
ст. 477 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-17 | Журнал обліку та огляду такелажних
засобів, механізмів та пристроїв |
10 р.1,
ст. 482 |
1 – після закінчення
журналу |
|||||
09-18 | Номенклатура справ з охорони праці, пожежної безпеки (витяг) | 3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
|||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
10 – Зміцнення навчально-матеріальної бази | |||||||||
10-01 | Технічний паспорт закладу освіти | 5 р. 2,
ст. 1038 |
2 Після ліквідації
основних засобів |
||||||
10-02 | Акт на відведення та закріплення
земельної ділянки за закладом загальної середньої освіти |
До
ліквідації організації, ст. 104-6 |
|||||||
10-03 | Акти перевірок готовності закладу
загальної середньої освіти до нового навчального року |
5 р.
ст. 1053 |
Наказ МОНУ
від 23.06.2000 № 240 |
||||||
10-04 | Документи (інформації, звіти, довідки,
акти тощо) щодо проведення ремонтних робіт у закладі освіти |
3 р.,
ст. 1598 |
|||||||
10-05 | Документи (звіти, інформації, журнал)
щодо споживання електроенергії |
5 р.,
ст. 1877 |
|||||||
10-06 | Документи (звіти, інформації тощо)
щодо споживання опалення |
5 р.,
(звіти, інформації тощо) |
|||||||
10-07 | Документи та матеріали (звіти,
інформації тощо) щодо водопостачання |
5 р.,
ст. 1886 |
|||||||
10-08 | Документи та матеріали щодо оренди
приміщень, будівель |
3 р.1,
ст. 1047 |
1 – після закінчення
строку договору |
||||||
10-11 | Журнал обліку енергоносіїв | 5 р.,
ст. 121-в |
|||||||
10-12 | Номенклатура справ щодо зміцнення
навчально-матеріальної бази (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
||||||
11 – Робота шкільної бібліотеки | |||||||||
11-01 |
Нормативно- правові документи з питань
організації роботи шкільної бібліотеки закладу загальної середньої освіти |
До заміни
новими |
|||||||
11-02 | Паспорт бібліотеки закладу освіти | 3 р.,
ст. 556, ст. 804 |
|||||||
11-03 | Річний план роботи бібліотеки закладу
загальної середньої освіти |
1 р.,
ст. 161 |
|||||||
11-04 | Інвентарна книга обліку бібліотечного
фонду закладу загальної середньої освіти |
Доки не мине
потреба ст. 805 |
|||||||
11-05 | Книга сумарного обліку бібліотечного
фонду закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації
бібліотеки, ст. 806 |
|||||||
11-06 | Книга обліку накладних на отримання
підручників |
До ліквідації
бібліотеки, ст. 808 |
|||||||
11-07 | Щоденник роботи бібліотеки закладу
загальної середньої освіти |
3 р.,
ст. 804 |
|||||||
11-08 | Картотека обліку підручників | До ліквідації
бібліотеки, ст. 817 |
|||||||
11-09 | Журнал обліку виданих підручників і
навчальних посібників |
Доки не мине
потреба |
|||||||
11-10 |
Журнал обліку підручників і навчальних
посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених |
До ліквідації
бібліотеки, ст. 817 |
|||||||
11-11 |
Журнал обліку літератури, подарованої
шкільній бібліотеці закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації
бібліотеки, ст. 817 |
|||||||
11-12 | Алфавітний каталог бібліотечного фонду | До ліквідації
бібліотеки, ст. 817 |
|||||||
11-13 | Систематичний каталог бібліотечного
фонду |
До ліквідації
бібліотеки, ст. 817 |
|||||||
11-14 |
Акти, протоколи перевірок роботи
бібліотеки закладу загальної середньої освіти |
1 р. 1,
ст. 802 |
1 Після наступної
перевірки |
||||||
11-15 | Акти на списання | 10 р.,
ст. 812 |
|||||||
11-16 | Акти на списання періодичних видань | 3 р.,
ст. 813 |
|||||||
11-17 | Формуляри читачів бібліотеки | Доки не мине
потреба |
|||||||
11-18 | Звіти пророботу шкільної бібліотеки
закладу загальної середньої освіти |
1 р. 1,
ст. 802 |
|||||||
11-19 |
Номенклатура справ роботи шкільної
бібліотеки закладу загальної середньої освіти (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни
новими за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
||||||
12 – Медичне обслуговування | |||||||||
12-01 | Медичні картки учнів | 5 р. 2,
ст. 721-б |
2 Після вибуття | ||||||
12-02 | Паспорт медичного кабінету закладу
загальної середньої освіти |
3 р.,
ст. 704 |
|||||||
12-03 | Документи щодо проведення поглиб- лених медичних оглядів учнів закладу
загальної середньої освіти |
3 р.,
ст. 707 |
|||||||
12-04 | Матеріали щодо організації
санітарно-просвітницької роботи в закладі загальної середньої освіти |
Доки не мине потреба | |||||||
12-05 | Журнал обліку профілактичного
медичного огляду учнів закладу загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 743 |
|||||||
12-06 | Журнал обліку надання невідкладної медичної допомоги учням закладу
загальної середньої освіти |
5 р.,
ст. 743 |
|||||||
12-07 | Журнал
щеплень |
обліку | профілактичних | 3 р.,
ст. 745 |
|||||
12-08 | Журнал амбулаторного прийому | 5 р.,
ст. 743 |
|||||||
12-09 | Журнал тубдіагностики учнів та
контролю БЦЖ |
3 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-10 | Журнал обліку стерилізації матеріалів | 5 р.,
ст. 743 |
|||||||
12-11 | Журнал обліку та використання
імунобіологічних препаратів |
5 р.,
ст. 743 |
|||||||
12-12 | Журнал профілактичного огляду
учнів на педикульоз і коросту |
3 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-13 | Журнал лікування інвазованих дітей | 3 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-14 | Журнал обліку інфекційних
захворювань |
5 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-15 | Журнал обліку роботи щодо
гігієнічного виховання учнів |
1 р.,
ст. 723 |
|||||||
12-16 | Журнал санітарного стану приміщень | 3 р.,
ст. 704, ст. 707 |
|||||||
12-17 | Диспансерний журнал | 5 р.,
ст. 721 |
|||||||
12-18 | Журнал викликів | обліку | передачі активних | 5 р.,
ст. 743 |
|||||
12-19 | Журнал обліку учнів, направлених до
лікарів-спеціалістів |
3 р.,
ст. 719 |
|||||||
12-20 | Карантинний журнал | 5 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-21 | Журнал обліку флюорографії учнів | 5 р.,
ст. 724 |
|||||||
12-22 | Журнал реєстрації довготривалих і
постійних протипоказань до щеплень |
3 р.,
ст. 719 |
|||||||
12-23 | Журнал обліку дітей, батьки яких відмовляються від проведення р.Манту та БЦЖ | 5 р.,
ст. 745 |
|||||||
12-24 | Журнал медичного контролю за проведенням уроків фізичної
культури |
3 р.,
ст.707 |
|||||||
12-25 | Особисті медичні книжки працівників закладу освіти | До
запитання, не |
|||||||
затребувані | |||||||||
не менше | |||||||||
50 років, | |||||||||
ст.. 508 | |||||||||
12-26 | Журнал С-вітамінізації | 45 р. 1,
ст. 477 |
1 Після закінчення
журналу |
||||||
12-27 | Журнал обліку дітей, яких вкусили
кліщі |
45 р. 1,
ст. 477 |
1 Після закінчення
журналу |
||||||
12-28 | Номенклатура справ медичного
обслуговування (витяг) |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
та за умови передавання справ |
||||||
до архівного | |||||||||
підрозділу | |||||||||
організації | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
13 – Архів | ||||
13-01 | Документи та матеріали щодо ведення
архівної справи та діловодства закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації
організації, ст. 130 |
||
13-02 | Описи справ строку зберігання до
ліквідації закладу загальної середньої освіти |
До ліквідації
організації, ст. 137-а |
||
13-03 | Описи справ з особового складу
закладу загальної середньої освіти |
3 р.1,
ст. 137-б |
1 після знищення
справ |
|
13-04 | Описи справ тривалого (понад 10
років) зберігання закладу загальної середньої освіти |
3 р.1,
ст. 137-б |
1 після знищення
справ |
|
13-05 | Номенклатура справ архіву закладу
загальної середньої освіти |
3 р. 2,
ст. 112-в |
2 Після заміни новими
та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації |
*Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.